Come modifico le preferenze di comunicazione?

Scegliere Panello di Controllo nel menù principale e poi scegliere Comunicazioni.
Le comunicazioni si possono inviare a Clienti, Pazienti o Risorse e sono raggruppate in tre aree: Notifiche, Promemoria, Avvisi.

QUALI COMUNICAZIONI POSSO INVIARE E COME?

Notifiche
Sono messaggi che si inviano quando si  crea, modifica, conferma o cancella una prenotazione. Servono per confermare l’avvenuta prenotazione o avvisare di un cambiamento. Si possonoutilizzare ad esempio per confermare ai clienti che prenotano via Internet il buon esito della prenotazione.

Promemoria
Sono i messaggi che evitano che i clienti o pazienti si dimentichino dell’appuntamento. Si può ricordare  un appuntamento (messaggio di Promemoria) o si può ricordare che sono passati un certo numero di mesi dall’ultimo appuntamento ed è il momento di prenotarne uno nuovo (messaggio di Richiamo).

Avvisi
Sono messaggi che si inviano in caso di imprevisti per informare rapidamente i propri clienti o pazienti. Quando ad una Risorsa (Dottore o Professionista) capita di accumulare del ritardo si potrà avvisare i clienti della giornata di presentarsi ad un orario che tiene conto del ritardo previsto.
Se una Risorsa non può ricevere i propri clienti il giorno successivo, ad esempio per un impegno improvviso o per malattia, si può inviare un messaggio di disdetta via SMS per avvisare immediatamente i clienti. Poi con calma li si può ricontattare per fissare un nuovo appuntamento. Entrambi i messaggi si possono inviare direttamente dall’Agenda selezionando il tasto ritardo-disdetta sotto il nome della Risorsa.

Messaggi alle Risorse
Sono messaggi che si inviano alle Risorse per ricordare gli appuntamenti o per avvisarli che nuovi appuntamenti sono stati presi dai pazienti o clienti via Internet. Il promemoria può essere utile ad esempio per avvisare dei prossimi appuntamenti risorse che offrono servizi domiciliari o risorse che lavorano sporadicamente nel vostro centro. Alle risorse saranno inviate anche le note scritte durante l’inserimento dell’appuntamento. Nel caso dei servizi domiciliari in questo modo è possibili comunicare luogo e dettagli dell’appuntamento. La notifica di nuovi appuntamenti può servire ad avvisare chi gestisce l’agenda (operatrice o risorsa stessa) che è un paziente o cliente ha appena preso un appuntamento, con i dati dell’appuntamento.

Ad esempio potreste decidere di inviare le Notifiche solo via Email (ai clienti o pazienti che l’hanno fornita) ed i Promemoria e gli Avvisi via SMS (ai clienti o pazienti che ci hanno autorizzato). Si selezionano o deselezionano le caselle corrispondenti ed il servizio è già pronto.

Come si modifica il testo predefinito di un messaggio?

La seconda decisione è se modificare il testo predefinito dei vari messaggi. Selezionate un messaggio (ad es: “Per ricordare una prenotazione”) per entrare nell’ambiente di modifica testo e preferenze. Avrete la possibilità di modificare sia il contenuto del messaggio SMS che quello via Email selezionando una delle etichette in alto.

Immaginiamo di voler modificare il testo del promemoria SMS.

Possiamo intervenire sul contenuto del messaggio modificando il testo direttamente nel riquadro di scrittura. Ad esempio modificare:

Un messaggio SMS contiene un massimo di 160 caratteri. Il contatore dei caratteri posizionato sotto il testo del messaggio, ci informa che ne abbiamo ancora 53 disponibili.
Potremmo decidere di personalizzare ulteriormente il messaggio, ad esempio introducendo il nome del paziente o del cliente. Per far sì che ogni messaggio contenga il nome del cliente che lo riceve, dobbiamo scegliere Personalizza Messaggi e poi selezionare dalla lista sotto la voce Cliente: [TRD3] – Nome.
Un messaggio ci informerà che possiamo selezionare, copiare ed incollare (o selezionare e trascinare) il testo ci[TRD3] all’interno del messaggio e poi premiamo Salva. In alternativa possiamo scrivere direttamente [TRD3] nel testo. Il risultato sarà il seguente:

A questo punto non ci resta che decidere il preavviso con cui mandare il messaggio selezionando il valore prescelto dall’elenco. Ipotizziamo di lasciare il valore predefinito di 24 ore prima.
Salviamo le modifiche. Da questo momento il servizio di invio, 24 ore prima dell’appuntamento leggerà il testo, sostituirà i codici con i valori corretti e si incaricherà dell’invio. Ad esempio al cliente Marco Bianchi invierà il messaggio:

COME POSSO RICHIEDERE UNA RISPOSTA DI CONFERMA O DISDETTA AD UN PROMEMORIA SMS?

Entrare in “Per ricordare una Prenotazione” e nella pagina relativa agli SMS attivare “Ricevi risposte SMS”. Consente di attivare la ricezione delle risposte ai messaggi SMS. E’ utile ad esempio per ricevere la disdetta via SMS dai clienti o pazienti che sono in grado di presentarsi all’appuntamento. Questo servizio è disponibile in Europa ed in molti altri paesi in America ed Asia. Verificare la disponibilità con il supporto tecnico prima di attivarlo.

Preferenze generali