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Come descrivo le Risorse disponibili nel mio Centro?
Le Risorse sono le persone o gli strumenti che offrono prestazioni o servizi per appuntamento nel vostro Centro. Possono essere Dottori, Professionisti, Strumenti diagnostici, Strumenti terapeutici, ecc.
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PREMESSA. COME ORGANIZZO L’AGENDA?
Prima di aggiungere una nuova Risorsa è necessario sapere in quale Agenda inserirla.
- Se il vostro centro ha meno di 6 o 7 risorse è consigliabile inserire tutte le Risorse nell’Agenda predefinita. L’inserimento avverrà in maniera automatica.
- Se il vostro centro ha più di 6 o 7 risorse potrebbe convenire creare più di una agenda e distribuire le risorse sulle diverse Agende. Avrete delle agende più ordinate e semplici da gestire e potrete assegnare la responsabilità di ognuna a delle Operatrici diverse.
- Se la vostra attività opera in una unica sede, le Agende possono corrispondere alle diverse specialità offerte. Ad esempio, una clinica può avere una agenda per specializzazione (Cardiologia, Dermatologia, Odontoiatria, ecc.). Un centro di Bellezza avere una Agenda per famiglia di trattamenti (Trattamenti Viso, Trattamenti Corpo, Fitness, Zona Umido).
- Se la vostra organizzazione opera in sedi diverse, si può creare una agenda per ogni Sede. Ad esempio una società che gestisce due Poliambulatori, può creare una Agenda per il suo Centro Salus di Bologna ed una per il suo Centro Emilia di Modena.
In entrambi i casi, per aggiungere una Agenda bisogna entrare in Pannello di Controllo, scegliere Gestione Agenda e selezionare il tasto Aggiungi Agenda. Qui aggiungere il nome dell’Agenda (ad es. Cardiologia).
Da questo momento è possibile inserire Risorse (ad es. Cardiologi) all’interno dell’agenda. L’inserimento in Agenda si effettua quando si aggiunge una nuova Risorsa.
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Come si aggiunge una Risorsa?
Entrate in Pannello di Controllo e selezionate Gestione Risorse. Selezionate il tasto Aggiungi ed inserite le seguenti informazioni:
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| Nome |
Nome della Risorsa. Si consiglia di scrivere le Iniziali del Nome ed il Cognome.
Ad es. Dr. G. Barozzi |
| Titolo |
Il titolo che descrive la risorsa.
Ad es. Cardiologo. |
| Email |
Email della risorsa. Permette di ricevere le password, le comunicazioni relative agli appuntamenti o l’agenda del giorno successivo. |
| Cellulare |
Numero di Cellulare della risorsa. Permette di ricevere le password, le comunicazioni relative agli appuntamenti o l’agenda del giorno successivo. |
| Invia Agenda |
Si può decidere se inviare l’agenda del giorno successivo alla Risorsa via SMS. |
| Approvazione |
Se si seleziona, tutti gli appuntamenti inseriti per questa risorsa dovranno essere manualmente confermati. |
| Inizio |
Ora inizio della giornata lavorativa. |
| Fine |
Ora fine della giornata lavorativa.
Eventuali pause o intervalli (ad esempio dalle 13 alle 14:30) vanno descritti solo se si ricevono prenotazioni via Internet dai Clienti o Pazienti e si possono descrivere inserendo una indisponibilità ripetitiva direttamente sull’agenda (vedi paragrafo indisponibilità). |
| Inizio Settimana |
Il primo giorno della settimana in cui la risorsa è disponibile.
Ad es. Lunedì. |
| Giorni |
Quanti giorni è disponibile o lavora in una settimana a partire dal giorno di inizio settimana. Non importa se ci sono delle interruzioni.
Ad esempio, se un dottore lavora Lunedì, Mercoledì e Venerdì, si selezionerà “Lunedì” come inizio settimana e “5” come giorni. L’indisponibilità di Martedì e Giovedì la si inserirà direttamente nell’agenda (vedi paragrafo “Come inserire le indisponibilità”). |
| Attiva |
Definisce se questa risorsa è disponibile. Nel caso di temporanea indisponibilità di una risorsa, si può cambiare questo valore e renderla non visibile, senza doverla cancellare. |
| Agenda |
Permette di scegliere una o più agende in cui inserire questa Risorsa. Se utilizzate solo una agenda, verrà selezionata automaticamente. |
| Gruppo di Prestazioni |
Permette di scegliere uno o più gruppi di prestazioni offerte da questa Risorsa. Se utilizzate solo un Gruppo di Prestazioni, verrà selezionato automaticamente. |
| Tipo accesso |
Se la risorsa è una persona (ad esempio un Dottore), è possibile offrirgli l’accesso all’agenda permettendogli di vedere i suoi appuntamenti da casa o quando è in ferie.
L’accesso può essere in Solo Visione se si vuole consentire alla Risorsa di vedere solo i propri appuntamenti via Internet.
L’accesso può essere come Operatore se si vuole consentire alla Risorsa non solo di vedere, ma anche di aggiungere o modificare i propri appuntamenti via Internet. |
| Password |
Permette di creare una nuova password da comunicare alla Risorsa. In alternativa si può far generare la password direttamente dal sistema. In entrambi i casi si può inviare la password tramite Email e SMS.
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COME INSERISCO LE INDISPONIBILITA' DI UNA RISORSA?
Le indisponibilità si inseriscono come appuntamenti a cui non si associa un cliente.
Nel menu superiore, selezionare la scheda Prenota per visualizzare l'agenda.
- Nell'agenda, ogni riga rappresenta una risorsa e ogni colonna è un intervallo temporale di 15 minuti. Per inserire una nuova indisponibilità è sufficiente cliccare sulla casella dell'agenda corrispondente: la colonna della casella selezionata determina l'orario di inizio dell'indisponibilità mentre la riga corrisponde alla risorsa per cui dovrete inserire l'indisponibilità. Dopo aver cliccato sulla casella desiderata si aprirà una nuova finestra.
- Nella nuova finestra si potrà selezionare l'orario di fine indisponibilità e salvare. Il sistema, quando non trova un cliente associato all'appuntamento, ignora la prestazione ed inserisce un intervallo in agenda non prenotabile di colore grigio.
Ripetizioni: attraverso questa funzione, è possibile inserire indisponibilità che si ripetono ad intervalli regolari (ad esempio: tutti i Venerdì, ogni 3 giorni, il primo martedì del mese ecc.). Insieme alla cadenza della ripetizione (come detto: settimanale, mensile ecc.) è necessario stabilire la data fino alla quale si desidera che le indisponibilità si ripeteranno. |
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