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Come configurare il modulo di prenotazione

Accedere all’area di amministrazione:

app.tuotempo.com

Percorso Configura->Modulo di prenotazione > Configura il modulo di prenotazione
Suggerimento Le configurazioni di questo pannello verranno salvate anche nel modulo di prenotazione interno all’agenda “Verifica delle disponibilità”

A. Visualizzazione del modulo di prenotazione

Per monitorare ogni modifica effettuata sul modulo di prenotazione online entrare nel link:

http://app.tuotempo.com/mop_customer.php?dbName=tt_[NOMEDELVOSTRODATABASE]

Per conoscere il nome del vostro database, entrare nell’area di configurazione del modulo di prenotazione:

PercorsoConfigura > Modulo di prenotazione > Configura il modulo di prenotazione online > Inserisci nel sito

E inserite il valore che appare dopo “dbName=” nel link contenuto nella sezione “Filtra il modulo su una sede, una risorsa, una prestazione”. Il vostro link finale dovrà essere simile a questo:

http://app.tuotempo.com/mop_customer.php?dbName=tt_salus

AttenzionePer motivi di sicurezza tuOtempO non permette il login e quindi l’utilizzo del modulo di prenotazione come paziente o amministratore in fase di test. Per poterlo fare raccomandiamo di visualizzare il modulo di prenotazione su un browser diverso rispetto all’agenda. Ad esempio, aprite l’agenda su Firefox e il Modulo di prenotazione in Chrome.

B. Criteri di ricerca

1. Criteri iniziali

La prenotazione online permette agli utenti di cominciare la ricerca attraverso due differenti criteri. Usare il menù a tendina per selezionarne uno. Se si desidera selezionare solo un criterio, configurare il secondo come “Nessuna Alternativa”.

EsempioNei casi più frequenti i vostri operatori e pazienti inizieranno la ricerca da una prestazione o una specialità. Qualche volta però vorranno farlo scegliendo un Dottore (o una risorsa). In questi casi, il primo criterio di ricerca da selezionare sarà “Della Prestazione” e il secondo “Del Dottore” (o “Della risorsa”).

2. Scegliere quali criteri di ricerca rendere disponibili

Una volta che la ricerca è iniziata, una serie di opzioni complementari sono disponibili per restringere il campo di ricerca. Nel caso lo si desideri, provare le diverse opzioni e salvare le modifiche.

a. Mostra

Selezionare o deselezionare per includere o meno un criterio nella ricerca

b) Tipo di Ricerca

Provare le differenti opzioni per sperimentare tutti i tipi di ricerca possibili

c) Question

E’ possibile modificare i testi delle domande presenti nel modulo di prenotazione

d) Domanda obbligatoria

Selezionare o deselezionare per rendere le risposte obbligatorie

C. Disponibilità

1. Scegli come presentare gli orari disponibili

La disponibilità possono essere visualizzate sia come le prime 5  che corrispondono ai criteri scelti, o come visione  di tutte le disponibilità dei 7 giorni che iniziano con una data scelta da parte dell’utente. Prova entrambe le opzioni disponibili per scegliere quella preferita e infine salva le impostazioni.

2. Altre preferenze

a)  Mostra la mappa delle sedi

Selezionare per visualizzare le mappe dei centri disponibili

b) Mostra il prezzo delle prestazioni

Selezionare o deselezionare per visualizzare il prezzo delle prestazioni

c) Aggiungi avviso sul prezzo

Selezionare per scrivere, nel riquadro che compare dopo aver selezionato l’opzione, un avviso che comparirà sul prezzo delle prestazioni

d) Aggiungi un avviso sulle disponibilità

L’avviso scritto comparirà nella lista disponibilità del modulo di prenotazione online.

Esempio Non si vuole permettere ai pazienti di prenotare online meno di 24 ore prima dell’appuntamento stesso, ma nel caso  un paziente voglia prenotare last minute potrà farlo telefonando. Per permetterlo impostare le regole di prenotazione (vedi sotto) a “Fino 24 ore” e aggiungere un avviso sulle disponibilità: “Per appuntamenti last minute chiamare il numero xxxxxx”

D. Preferenze

1. Regole di Prenotazione

a) Ogni paziente può prenotare

Scegliere un’opzione per decidere entro quanto tempo si può prenotare online un appuntamento rispetto alla data e all’orario dell’appuntamento desiderato.

b) Consenti la cancellazione

Scegliere un’opzione per decidere entro quanto tempo si può cancellare online un appuntamento

c) Ogni paziente può prenotare

Definisce il numero massimo di appuntamenti online per un paziente

d) Consenti la prenotazione a

I pazienti che non si presentano senza avvisare a più di un appuntamento su tre sono considerate dal sistema “inaffidabili”. Utilizzare questa opzione per dare la possibilità di prenotare solo ai clienti affidabili.

e) Consenti prestazioni multiple

Questa opzione permette ai pazienti di prenotare più prestazioni per lo stesso appuntamento. Nota: le durate e i prezzi delle prestazioni verranno sommate.

EsempioUna clinica offre un servizio di controllo di routine che dura 30 minuti e un colloquio personale che dura 45 minuti. L’opzione di prenotazioni multiple permette al paziente di prenotare un appuntamento che dura 1 ora e 15 minuti e include entrambi i servizi.

2. Preferenze di registrazione

Per ognuna delle opzioni disponibili è possibile scegliere tra

  • Disattivata = Non visualizzata
  • Opzionale = Visualizzata ma non obbligatoria
  • Obbligatorio = Visualizzata e obbligatoria

Un dato di contatto tra email e cellulare è sempre obbligatorio perchè necessario per ricevere la password per prenotare online. Se si sceglie “Cellulare” come obbligatorio, assicurarsi di avere crediti sufficienti per l’invio delle password via sms.

AttenzioneIl Form di registrazione non sarà visibile se l’invio dei messaggi di tuOtempO memo è disattivato. Nel caso quindi nel modulo di prenotazione non sarà visibile l’opzione “richiedi una password” controllare il menu Configura–>Comunicazione–>Interruttore generale per SMS, Voce e Email automatici: Attiva
a) il cliente non può registrarsi online

Disattiva il parametro di registrazione “Richiedi una password”

b) Nascondi “mio profilo”

Impedisce agli utenti di modificare il proprio profilo sul modulo di prenotazione online

c) Permetti ai clienti di registrare i propri familiari

Permette di registrare più pazienti con gli stessi dati di contatto

3. Preferenze di autenticazione

Selezionare Login obbligatorio per vedere le disponibilit se si desidera che i pazienti debbano autenticarsi prima di poter vedere le disponibilità. Selezionare invece  Login obbligatorio solo per prenotare per mostrare informazioni e disponibilità anche ai pazienti non registrati. Permette la prenotazione solo dopo il login.

4. Preferenze di pagamento

Il pagamento online è possibile con un account Paypal. Visitare il sito di Paypal per avere le istruzioni di registrazione.

a) Abilita il pagamento online
  • Assente = Disattivato
  • Opzionale = Il pagamento è opzionale
  • Obbligatorio = il pagamento è obbligatorio

Scegliere una delle opzioni e inserire il proprio account paypal, dopodichè salvare per attivare il servizio.

b) Pagamento online per prestazioni selezionate
AttenzioneE’ necessario attivare la prenotazione online prima di configurare questa opzione.

Quando avete selezionato il pagamento online come Richiesto o Opzionale, un menù a tendina vi permetterà di decidere se applicarlo a tutte le prestazioni o solo quelle selezionate. Scegliete l’opzione e salvate.

PercorsoConfigura > Centro > Gestione prestazioni

Selezionate le prestazioni che desiderate rendere pagabili on line quindi salvate le preferenze.

5. Privacy

I campi utilizzati qui saranno utilizzati per compilare il documento di privacy che gli utenti sono tenuti ad accettare prima di utilizzare il servizio di prenotazione online.

a) L’utente può decidere in fase di registrazione se ricevere messaggi e su quali canali (sms, email, messaggio vocale)

Se questa opzione è attiva, il paziente potrà decidere (in fase di registrazione) se ricevere messaggi da tuOtempO memo, e attraverso quali canali (sms, email, messaggio vocale)

6. Altre preferenze

a) Cerca la prestazione in un raggio di

Per autorizzare gli utenti a cercare disponibilità tramite la ricerca per prossimità geografica (guardare menu precedente “criteri di ricerca” per maggiori informazioni). Questa opzione definisce il raggio di ricerca.

b) Richiedi il nome del Medico Prescrivente

Se questa opzione è attiva il nome del medico prescrivente del paziente verrà richiesto durante la prenotazione di un appuntamento. E’ possibile scegliere tra opzionale o obbligatorio.

c) Pubblica il Catalogo delle Prestazioni Web e Tempi di Attesa

Se questa opzione è attiva una lista di prestazioni disponibili e i loro rispettivi tempi di attesa comparirà all’inizio della ricerca

d) Aggiungi una nota sulla Stampa dell’appuntamento

Permette di aggiungere una nota che comparirà nella stampa dell’appuntamento

4.  Aspetto

1. Scegli lo stile

Selezionare dalle opzioni di stile disponibili e osservare il risultato nelle anteprime o nel vostro modulo di prenotazione online

2. Scegli il set di colori

Selezionare dalle opzioni di colori disponibili e osservare il risultato nel vostro modulo di prenotazione online

AttenzioneA causa del riempimento della cache del vostro browser, i cambiamenti di colore potrebbero non apparire immediatamente nelle anteprime. In questo caso utilizzare il modulo di prenotazione online per visualizzare i cambiamenti effettuati e scegliere il preferito.

3. Personalizza il colore di testi e sfondi

Utilizzare queste opzioni per creare un intero set di colori personalizzato attraverso le opzioni Cambia il colore dei TESTI, Cambia il colore di BORDI e SFONDI e Avanzate.

F. Inserisci nel sito

1. IL MODULO VA INSERITO IN UNA PAGINA DEL SITO

Usate un iframe per integrare il modulo di prenotazione nella pagina del vostro sito internet

2. IL MODULO SI APRE CLICCANDO SU UN BOTTONE

Usare un bottone per aprire il modulo di prenotazione tramite pop-up

3. Filtra il modulo su una sede, una risorsa, una prestazione

I filtri verranno visualizzati nel modulo di prenotazione online

EsempioAlcuni medici lavorano nella stessa clinica, ma hanno anche un loro sito web personale. Nella pagina principale di benvenuto del sito della clinica  posizionare un widget di prenotazione on-line senza filtri. Sulla pagina web personale del medico, filtrare i risultati per mostrare solo quelli di una singola risorsa/medico.