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La piattaforma tuOtempO permette l’invio di comunicazioni automatiche ai vostri pazienti via email, SMS e messaggi vocali  su telefono fisso.

Indice

A. Configurazioni base

A.1 Dove configurare le opzioni di comunicazione

Log in at: https://app.tuotempo.com

PercorsoConfigura > Comunicazione

Un interruttore generale è disponibile per accendere e spegnere tutte le comunicazioni. Assicurarsi che sia in posizione ATTIVA per consentire l’invio.

Activate all communication

A.2 Scegliere tempi e modalità

PercorsoConfigura > Comunicazione

Per ogni differente evento (ad esempio un appuntamento creato o un appuntamento approvato) tre canali di comunicazione sono disponibili: SMS, Email E Voice (messaggio vocale)

Per attivare un tipo di comunicazione per uno di questi eventi selezionare la casella appropriata di fianco al titolo (ad es. Quando si crea una prenotazione).

Tick the checkbox to activate

A.3 Personalizza Mittenti

PercorsoConfigura > Comunicazione > Preferenze Generali > Personalizza mittenti

Enter your establishment details

A.4 Configurare messaggi standard

PercorsoConfigura >Comunicazione > Cliccare sul messaggio che si desidera modificare

Ogni tipo di messaggio per ogni tipo di evento può essere modificato. Per farlo cliccare sul nome del tipo di messaggio (Ad esempio “Quando si crea una prenotazione”). Nella destra del vostro schermo compariranno 3 tabs corrispondenti ai tre modelli di comunicazione (sms, email, voice) disponibili. Cliccare sul tab desiderato per modificare il messaggio.

memo_en_11

Area per modificare il testo

Scrivere il testo del messaggio nell’area apposita e salvare.

NotificheSe si desidera conoscere chi ha ricevuto e letto l’email inviata, cliccare su Mostra in Riepilogo Messaggi quali pazienti hanno ricevuto o letto l’email.

L’informazione sarà visibile nel report:

Messaggi > Riepilogo Messaggi

Uso delle personalizzazioni

E’ possibile configurare il testo dei messaggi attraverso dei campi pre-definiti chiamati TRD. Troverete una legenda che spiega a cosa corrispondono nel menu’ a tendina “Personalizza il messaggio” presente nel riquadro di modifica del testo. Ad esempio il TRD3 corrisponderà al nome del paziente inserito nella sua scheda personale, pertanto un messaggio contenente Caro TRD3 verrà tradotto e inviato dal sistema come “Caro Giovanni”

Personalizzazioni disponibili

Per inserire un TRD nel testo di un messaggio occorrerà copiarlo dal menu a tendina e incollarlo nel testo del messaggio nella posizione desiderata.

Copy and paste the custom variable

or directly from this help article by clicking the show button below.

Centro
[TRD0] Nome Centro
[TRD1] Telefono del Centro
[TRD38] Sito web del Centro
Cliente
[TRD3] Nome
[TRD4] Cognome
[TRD35] Cellulare
[TRD36] Indirizzo
Risorsa
[TRD5] Nome completo
[TRD6] Indirizzo
[TRD7] Telefono
Appuntamento
[TRD8] Data  (gg/mm/aaaa)
[TRD26] Data  (gg/mm)
[TRD31] Data estesa (Lunedì 3 Giugno)
[TRD32] Mese (Giugno)
[TRD25] Giorno (es; Lunedì)
[TRD33] Giorno (numero)
[TRD9] Ora inizio
[TRD10] Ora fine
[TRD11] Prestazione
[TRD12] Prezzo prestazione
[TRD13] Durata prestazione
[TRD14] Note
[TRD23] Preparazione
[TRD37] Gruppo
[TRD39] Tariffario
Agenda
[TRD24] Note
[TRD27] Sede
[TRD28] Località
[TRD29] Telefono
[TRD30] Indirizzo
Invio delle preparazioni

Le preparazioni agli esami (ad esempio LE RICORDIAMO DI NON MANGIARE 12 ORE PRIMA DELL’ESAME possono essere inviate inserendo il testo nell’apposito riquadro presente in ogni prestazione.

PercorsoConfigura > Centro > Gestione Prestazioni > prestazione > modifica > Preparazione

Scrivere il testo della preparazione nell’apposito riquadro e selezionare “Invia ai clienti” e salvare.

First add your message to the service concerned.

Poi tornare a Configura > Comunicazione > e includere il [TRD14] nel testo del messaggio (sms, email o voice)  nel quale desiderate che la preparazione compaia.

Inviare note sulla sede geografica

Le note sulla sede possono essere inviate per spedire istruzioni relative ad uno specifico luogo, ad esempio: Si prega di registrarsi alla reception quando si arriva.

Inserire una nota nella sede.

PercorsoConfigura > Centro > Gestione Sedi > sede > modifica > Note

Scrivere il testo della nota desiderata da inserire nella comunicazione e salvare.

memo_en_14

Poi tornare in Configura > Comunicazione > e includere il [TRD24] nel testo del messaggio  nel quale desiderate che la nota compaia.

B Eventi

B1 Notifiche

PercorsoConfigura > Comunicazione > Invia Notifiche

Questi messaggi vengono inviati ogni volta che un appuntamento viene creato, modificato o cancellato. Il loro scopo è di confermare che un appuntamento è stato prenotato o  che l’appuntamento è stato modificato o annullato. Sono utili, per esempio, per far sapere  ai clienti che prenotano on line che i dati inseriti e gli appuntamenti presi sono stati effettivamente registrati dal tuOtempO.

Notifiche per gli appuntamenti presi con tuOtempO web

Per limitare l’invio di alcuni messaggi ai soli pazienti che prenotano online attraverso la piattaforma tuOtempO WEB cliccare su “Inviare solo ai pazienti che prenotano online”.

Limit notifications to online appointments

B2 Promemoria

Per ricordare un appuntamento
PercorsoConfigura > Comunicazione > Invia promemoria > Per ricordare un appuntamento

Questi messaggi vengono utilizzati per ricordare ai pazienti un appuntamento prossimo

Reminder options

Conferma

Selezionare la casella per invitare i pazienti a confermare o disdire la loro presenza all’appuntamento

Anticipo

Utilizzare il menu a tendina per decidere con quale anticipo inviare i messaggi rispetto alla data e ora dell’appuntamento.

Invia un secondo promemoria via SMS

Scegliere o meno se un secondo sollecito SMS deve essere inviato, e se sì a chi.

Un secondo sollecito può essere inviata a tutti i pazienti o solo ai pazienti non affidabili  (i pazienti che non si sono presentati per il 30% o più dei loro appuntamenti). Clicca qui per maggiori informazioni sulla gestione dei pazienti inaffidabili

Limitazioni

Impostare fino a quante ore prima dell’appuntamento verrà permesso l’invio dei promemoria. Per esempio, se una persona prende un appuntamento 4 ore prima dell’orario dell’appuntamento stesso e il valore minimo è impostato a 12 ore, nessun avviso di appuntamento verrà inviato.

Limitare i promemoria ad uno al giorno per persona

Scegliere gli orari di invio dei promemoria (Modifica gli orari)

Richiami
PercorsoConfigura > Comunicazione > Per ricordare un richiamo

I richiami vengono utilizzati per ricordare ai pazienti che  è trascorsa una certa quantità di tempo dal loro ultimo appuntamento e che è il momento di prenotarne uno nuovo.

Intervalli di richiamo predefiniti

Il sistema rende disponibili tre diversi tipi di intervallo per i richiami. Uno di questi può essere configurato come periodo di default. In questo caso tutti i nuovi appuntamenti genereranno un richiamo alla scadenza del periodo indicato.

Time Delay

Selezionare  Inviare la password a chi ne è sprovvisto per creare e inviare una password con il richiamo

Associare un richiamo automatico a una prestazione
Go toConfigura > Centro > Gestione prestazioni > Selezionare una prestazione > Modifica > Richiami > Invita il paziente a prendere un nuovo appuntamento dopo > Selezionare un periodo > Salva

I richiami possono essere associati a una singola prestazione. Ad esempio, se per un determinato trattamento un paziente dovrà ricevere un richiamo per un checkup, sarà possibile impostarlo automaticamente.

Associate callback with a given service

Associare un richiamo manualmente dopo aver inserito un appuntamento
PercorsoAgenda > Cliccare su un orario per inserire un appuntamento > Prossimo appuntamento (richiami) > scegliere  intervallo > Salva

Associate callback with an appointment

B.3 Messaggi dopo l’appuntamento

PercorsoConfigura > Comunicazione > Invia messaggi dopo l’appuntamento

E’ possibile inviare un messaggio automatico dopo l’appuntamento scegliendo tra ringraziamento o questionari di soddisfazione. Selezionare l’intervallo di tempo nel quale effettuare l’invio.

Time delay for thank you message

B.4 Invia Avvisi

PercorsoConfigura > Comunicazione > Avvisi >

Questi messaggi informano immediatamente i vostri clienti / pazienti di ritardi o cancellazioni che potrebbero essere causati da eventi imprevisti. Se una risorsa/medico è in ritardo, è possibile informare i clienti della giornata di presentarsi in altro orario, il sistema calcolerà automaticamente l’orario in base al ritardo indicato. Se una risorsa è improvvisamente non disponibile per gli appuntamenti della giornata a causa di malattia o imprevisti, è possibile inviare una notifica di annullamento ed informare immediatamente tutti i clienti interessati.

Per inviare un avviso
PercorsoAgenda > Nome risorsa > Ritardo o disdetta

Trigger an alert when a resource is unexpectedly unavailable.

B.5 Messaggi alle risorse

PercorsoConfigura > Comunicazione > Invia messaggi alle risorse

Questi sono messaggi che vengono inviati alle risorse per ricordare un appuntamento o per notificare che un nuovo appuntamento è appena stato registrato con/da un loro paziente.

B.6 Comunicazioni al centro

PercorsoConfigura > Comunicazioni > Comunicazioni al centro > checkbox

Verranno inviate email automatiche agli amministratori dell’agenda per eventi critici o azioni richieste.

B.7 Modifica il messaggio di invio password

PercorsoConfigura > Comunicazione > Modifica messaggio di invio password ai pazienti (o alle risorse)

E’ possibile modificare il testo del messaggio utilizzato per inviare le password ai nuovi clienti o alle risorse, oppure a coloro che l’hanno smarrita.

Edit lost password message

C. Configurazione comunicazioni personali

C.1 Risorse

PercorsoConfigura > Centro > Gestione risorse/dottori > Modifica > Attiva memo

Le comunicazioni automatiche possono essere accese o spente per una singola risorsa cliccando sulla check box Attiva memo presente nella scheda della risorsa stessa.

Activate communications for a resource

C.2 Pazienti

Privacy
PercorsoConfigura > Comunicazione > Inviare solo se privacy OK

Se la check box “Inviare solo se privacy ok” è selezionata, i pazienti che prenoteranno online verranno avvisati di dare il loro consenso per la ricezione dei messaggi durante il processo di registrazione. Inoltre una check box per la privacy comparirà nella scheda di ogni paziente e sarà possibile selezionarla dagli amministratori dell’agenda. Tutti i pazienti che non avranno questa check box selezionata non riceveranno comunicazioni.

Define privace rules

Configurare le comunicazioni per singolo paziente
PercorsoGestione pazienti > paziente  > Modifica

E’ possibile scegliere il tipo di comunicazione che il paziente desidera ricevere: email, sms, voice o niente.

Patient-based communication options

D. Prestazioni

PercorsoConfigura > Centro > Gestione prestazioni > modifica > Memo

Le comunicazioni automatiche possono essere attivate o disattivate su una singola prestazione attraverso la check box “Memo” presente in ognuna.

Activate communication options for a given service

E. Monitoraggio messaggi

PercorsoMessaggi > Riepilogo messaggi

L’invio e la ricezione dei messaggi possono essere costantemente monitorati nell’area Riepilogo messaggi.

Monitor message sending

F. Crediti

I crediti scalano ogni volta che vengono inviati messaggi. L’ammontare dei crediti residui è presente nella vostra agenda nell’angolo in alto a destra.