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Gérer votre widget de prise de rendez-vous.

Table des matières

Par où commencer?

Connectez-vous à la zone d’administration de tuOtempO :

app.tuotempo.com

Basculer vers >Configurer > Prise de RDV en ligne > Les options de prise de rendez-vous en ligne
Astuce : Les options de configuration gèrent à la fois le widget de prise de rendez-vous en ligne pour inclusion dans votre site internet et à la fois la recherche de disponibilité pour opérateurs, accessible à Agenda > Rechercher Disponibilités.

A. Mettre en place une fenêtre de pré-visualisation

Pour contrôler tout modification faite à votre widget de prise de rendez-vous, créez un lien:

http://app.tuotempo.com/mop_customer.php?dbName=tt_[YOURDATABASENAME]

où [YOURDATABASENAME] correspond à la base de données qui appartient à votre installation.

Pour connaître le nom de votre base de données, basculer vers Configurer > Prise de RDV en ligne > Les options de prise de rendez-vous en ligne > (5) Insérer dans un site et notez la valeur qui apparaît après dbName= dans le lien contenu dans la section Filtrer par lieu, ressource et prestation. Votre lien final devrait être similaire à:

http://app.tuotempo.com/mop_customer.php?dbName=tt_04kb

Avertissement : Des mesures de sécurité font que vous ne pouvez pas vous inscrire simultanément comme patient et administrateur. Pour contourner cette limitation, il est conseillé d’ouvrir votre fenêtre de pré-visualisation dans un navigateur à part. Par exemple, ouvrez la zone d’administration dans Firefox et la fenêtre de pré-visualisation dans Internet Explorer.

B. Critères de recherche

Critères de recherche

Critères de recherche

1. Critères de départ

Le widget de prise de rendez-vous permet aux utilisateurs de commencer leur recherche avec jusqu’à deux différents critères. Utilisez les menus déroulants pour sélectionner ces critères. Si vous ne voulez permettre qu’un seul critère, sélectionnez Critère alternatif > Pas d’alternatif.

Exemple : D’habitude vos opérateurs et patients commencent leur recherche en cherchant une prestation, mais parfois ils commencent leur recherche par le nom du médecin. Dans ce cas, le premier critère de recherche est la prestation et le deuxième critère est la ressource.

2. Choisir les critères de recherche disponibles

Une fois la recherche commencée, d’autres options complémentaires sont disponibles pour peaufiner la recherche. Expérimentez avec les options diverses et Enregistrer vos choix.

a) Modifier

Cochez pour inclure le critère choisi dans la recherche.

b) Type de recherche

Expérimentez avec les options diverses pour fournir l’expérience utilisateur de votre choix.

c) Question

Éditez les questions pour personnaliser vos textes.

d) Réponse requise

Cochez ou décochez pour rendre la réponse obligatoire.

C. Disponibilité

Affichage des disponibilités

Affichage des disponibilités

1. Choisir l’affichage de disponibilités

La disponibilité peut être affichée soit avec les cinq premiers créneaux qui correspondent aux critères choisis, soit avec un aperçu de 7 jours commençant par la date choisie par l’utilisateur. Basculez entre les options disponibles pour fournir l’expérience utilisateur de votre choix et Enregistrer.

2. Autres préférences

a) Montrer la carte des disponibilités

Cochez pour montrer les lieux où il y a de la disponibilité sur une carte.

b) Montrer la prix des prestations

Cochez ou décochez.

c) Ajouter une information sur le prix

Apparaît comme bulle-info dans l’en-tête de la colonne où s’affiche le Prix de la prestation. Cochez la case et renseignez le texte de votre choix, par exemple Paiement à l’arrivée ou Paiement après la consultation.

d) Ajouter une information sur les disponibilités

S’affiche sur la page d’affichage des disponibilités avant la prise de rendez-vous. Cochez la case et renseignez le texte de votre choix.

Exemple : Vous ne souhaitez pas permettre aux patients de prendre rendez-vous en ligne à moins de 24 heures avant le rendez-vous, mais ils peuvent appeler pour voir s’il y a une disponibilité de dernière minute. Autorisez la prise de rendez-vous jusqu’à 24 heures avant (voir ci_dessous) et ajoutez une information sur les disponibilités : “Pour les disponibilités d’aujourd’hui, appelez-nous au 0123456789″

D. Préférences

Préférences

Préférences

1. Règles de réservation

a) Autoriser la prise de RDV jusqu’à n heures avant

Définir le préavis minimum pour la prise de rendez-vous en ligne.

b) Autoriser l’annulation d’un RDV jusqu’à n heures avant

Définir le préavis minimum pour annuler un rendez-vous en ligne.

c) Autoriser la prise de RDV jusqu’à n rendez-vous

Définir combien de rendez-vous sont permis pour chaque patient.

d) Autoriser les réservations par…

Les patients qui ne se présentent pas à plus d’un rendez-vous sur trois sont définis par le système comme pas fiable. Utilisez cette option pour limiter la prise de rendez-vous en ligne uniquement aux patients fiables.

e) Permettre des prestations multiples

Cette option permet à un patient de réserver plusieurs prestations consécutives dans un seul rendez-vous.

Exemple : Une clinique propose un examen de routine qui prend 30 minutes et une consultation personnelle qui dure 45 minutes. L’option prestations multiples permet à un patient de prendre un rendez-vous qui dure 1 heure 15 minutes et qui inclut les deux prestations.

2.Préférences d’inscription

Pour chaque champs disponible, choisissez entre :

  • Désactivé – pas affiché
  • Optionnel – affiché mais pas obligatoire
  • Obligatoire – affiché et obligatoire

Soit Portable soit Mail est obligatoire, pour l’envoi du mot de passe. Si vous choisissez Portable, vérifiez que vous avez suffisamment de crédits pour que les messages soient envoyés par SMS.

Avertissement: Le formulaire d’inscription n’est pas visible si les options de communication ne sont pas activées. C’est pour assurer que les nouveaux utilisateurs reçoivent leur mot de passes. Si vous ne voyez pas le formulaire d’inscription pour les nouveaux utilisateurs, vérifier Configurer > Communication > Envoi des SMS, messages vocaux et mails: Activé

.

a) N’affichez pas la fiche d’enregistrement

Empêchez les nouveaux utilisateurs de s’inscrire sur votre site.

b) Cachez la page “Mon Profil”

Empêchez les utilisateurs de changer les informations dans leur profil.

c) Permettez l’enregistrement des membres de famille

Permettez à plusieurs patients de s’inscrire avec les mêmes coordonnées de contact.

3. Préférences d’authentification

Sélectionnez Identification avant la recherche si vous souhaitez que les patients s’inscrivent avant de vérifier les disponibilités, Identification avant la prise de rendez-vous si vous souhaitez permettre aux patients de voir les disponibilités avant de s’identifier.

4. Préférences de paiement

Le paiement en ligne est possible avec un compte Paypal. Allez sur le site web Paypal pour les instructions sur la création d’un compte:

Paypal

a) Activer le paiement en ligne
  • Non – Désactivé
  • Obligatoire – Le paiement est requis avant la prise de rendez-vous
  • Optionnel – Le paiement est une option avant la prise de rendez-vous

Choisissez votre devise et entrez vos informations de compte Paypal et Enregistrer pour activer le paiement en ligne.

b) Autoriser le paiement en ligne que pour certains services
Avertissement: Vous devez d’abord activer le paiement en ligne et ensuite configurer cette option.

Après avoir activé le paiement en ligne, un menu déroulant apparaît permettant la choix entre son application à Toutes les prestations ou Prestations sélectionnées. Enregistrer votre choix.

Basculez vers: Configurer > Établissement > Prestations

Sélectionnez les prestations que vous voulez rendre disponibles pour le paiement en ligne et Enregistrer vos préférences.

5. Consentement

Les champs ici sont utilisés pour la création d’un document de consentement que les utilisateurs sont obligés d’accepter avant d’utiliser le service de prise de rendez-vous en ligne.

a) Autoriser les utilisateur à désactiver les communications pendant l’inscription

Si cette option est sélectionnée, le patient aura la possibilité de ne pas recevoir les rappels de rendez-vous et d’autres communications sur les services. Ils vont toujours recevoir leurs rappels de mot de passe.

6. Autres préférences

a) Zone de recherche par proximité

Si vous permettez aux utilisateurs de chercher un centre par proximité géographique (voir Critères de recherche ci-dessus), cette option définie le rayon de la recherche.

b) Médecin traitant

Si cette option est choisie, le nom du médecin traitant sera demandé au moment de la prise de rendez-vous. Choisissez entre facultatif et obligatoire pour ce champs .

c) Montrer le temps d’attente pour chaque prestation

Quand cette option est sélectionnée, la liste de prestations disponibles et le temps d’attente qui correspond sont affichés avant le début de la recherche.

d) Ajouter une note au sommaire du rendez-vous

Ce champ peut être utilisé pour les notes qui s’appliquent à tous les rendez-vous. Pour les notes qui sont spécifiques à un type de prestation donné, voir le tutoriel sur tuOtempO Memo.

E. Style

Style

Style

1. Choisissez a style

Choisissez parmi les styles disponibles et contrôler les résultats dans la fenêtre de pré-visualisation ou sur votre widget réservation en ligne.

2. Choisissez la palette des couleurs

Sélectionnez à partir des couleurs disponibles et contrôler les résultats dans votre widget de prise de rendez-vous.

Avertissement: A cause de la gestion des caches, les modifications des couleurs ne sont pas visibles tout de suite dans la zone d’administration. Utilisez votre fenêtre de pré-visualisation pour contrôler vos modifications.

3. Personnalisation des textes et couleurs de fond

Utilisez ces options pour créer une palette de couleurs entièrement personnalisée. Modifier les couleurs de polices, Modifier les bordures et les couleurs de de fond et Configuration avancée.

F. Insérer dans un site internet

Insérer dans un site internet

Insérer dans un site internet

1. Comment insérer le module dans un site internet

Pour utiliser un iframe pour intégrer le module directement dans une page d’un site internet.

2. Ouvrir le module de prise de rendez-vous en ligne grâce à un onglet

Pour utiliser un bouton javascript.

3. Filtrer par lieu, ressource et prestation

Filtrer les résultats affichés dans le module de prise de rendez-vous en ligne.

Exemple : Des praticiens travaillent ensemble dans la même clinique. Sur la page d’accueil du site de la clinique, placez un module sans filtre. Sur la page personnelle du praticien, filtrer les résultats pour ne montrer que les disponibilités de la ressource concernée.